Universidad de Investigación y Desarrollo - UDI

02-Manual para Evaluadores de Proyectos

Manual para Evaluadores de Proyectos


 

Introducción

 

La normativa que rige la actividad de Proyección Social de la Universitaria de Investigación y Desarrollo –UDI- se encuentra en el Reglamento de Proyección Social, el cual forma parte de la base teórica de esta dirección. Sin embargo, este documento expone de manera detallada y específica la función de un evaluador de proyectos de Proyección Social.

 

Un EVALUADOR, es la persona que se encarga de realizar el análisis de un proyecto determinado, informando si éste cumplió con los objetivos trazados y sí se realizó en el tiempo estipulado.

 

La evaluación de un proyecto se compone de dos partes básicas, la primera, hace referencia al aspecto técnico del proyecto, y tiene en cuenta aspectos como pertinencia, cumplimiento de los objetivos, aspectos legales, beneficios, entre otros; la segunda parte, corresponde al aspecto económico, en el cual se evalúan los recursos presupuestados con los ejecutados y el correcto manejo de los mismos. Un proyecto tendrá como mínimo un evaluador el cual podrá analizar las dos partes, técnica y económica, si su perfil y experiencia lo habilitan para tal labor; o en su defecto, podrán asignarse dos evaluadores que realicen el análisis independiente de cada parte de un proyecto.

 

1. LA FUNCIÓN DE EVALUACIÓN


La evaluación es un instrumento de vital importancia para determinar el cumplimiento y pertinencia de las actividades de proyección social; se constituye en el elemento apto que informa la idoneidad o incompetencia del trabajo realizado.

Una adecuada evaluación depende de la preparación, experiencia e interés que destine el evaluador seleccionado para cumplir su tarea, y está en manos de las directivas el escoger profesionales acertados que cumplan efectiva y eficientemente el trabajo de evaluador. 

Para este particular, la evaluación se conceptúa como un proceso dinámico, continuo y sistemático, que se centra en dar un resultado el cual sirve a las directivas como indicador. La evaluación por sí sola no tiene sentido, éste se adquiere a través del análisis, interpretación y toma de decisiones. No se trata de evaluar por cumplir un requisito, se trata de evaluar para mejorar lo que se está haciendo y de esta manera obtener mayores resultados.

En la UDI, la proyección social no consiste solo en el desarrollo de proyectos y las evaluaciones de los mismos, consiste en fortalecer la base teórica, práctica y organizacional que tiene que ver con la comunidad de tal manera que se logren las metas trazadas.

2. LA FUNCIÓN DEL EVALUADOR


El profesional que actúa como evaluador cumple una tarea fundamental, en el desarrollo de los proyectos, ya que de su análisis y resultados depende la calidad y continuidad de los proyectos.

Todo evaluador de un proyecto debe cumplir los siguientes requisitos básicos:

·         Ser profesional universitario con título.

·         Poseer experiencia en la temática a evaluar.

·         Comprometerse a cumplir los procedimientos establecidos para evaluación y entrega de informes de proyectos a la Dirección de de Proyección Social.

·         Garantizar la transparencia, confidencialidad e imparcialidad en el proceso de evaluación de proyectos.

Los profesionales que deseen vincularse a la Dirección de Proyección Social como evaluadores de proyectos deben cumplir satisfactoriamente el siguiente proceso:

·         Entregar los siguientes documentos originales, en las fechas de convocatorias para evaluadores:

o   Hoja de vida con fotografía reciente, especificando:

§  Aspectos generales: nombre completo, RUT, dirección de domicilio, fax, correo electrónico y número celular.

§  Aspectos Laborales: institución o empresa donde laboral en la actualidad, teléfono fijo y dirección de la misma.

§   Aspectos Profesionales: título, grado académico, título(s) de posgrado, años de experiencia.

§  Áreas temáticas: área (s) de especializad del postulante a evaluador. (tener en cuenta los Campos de Acción de la Proyección Social en la UDI). 

o   Diligenciar el Formulario de Solicitud para Ser Evaluador de Proyectos de Proyección Social de la UDI.

o   Participar en el Seminario – taller para Evaluadores, organizado por la Dirección de Proyección Social, en donde se trabaja la concepción, visión y perspectivas de la proyección social en la UDI, así como los formatos establecidos para esta labor. Al finalizar el seminario, la persona que lo haya aprobado recibirá el certificado que lo acredita como evaluador de proyectos de proyección social de la UDI.

·         El profesional que sea escogido como EVALUADOR, deberá participar en el curso de actualización que la Dirección de Proyección Social realice cada año.

Nota: En la Convocatoria de Evaluadores, podrán participar docentes, administrativos y personal de la UDI en general, así como profesionales externos a la institución. 

Los profesionales seleccionados como Evaluadores de Proyectos harán parte del Registro de Evaluadores de Proyección Social UDI (REPSU).

Es importante destacar que el evaluador será a su vez la persona que recibirá los informes de los proponentes de cada proyecto, con el fin de realizar el seguimiento del mismo.

3. LA VINCULACIÓN DEL EVALUADOR


Todo profesional que forme parte del REPSU podrá ser contratado para el desarrollo de su trabajo como evaluador de dos formas:

1. Horas de Desarrollo Institucional: esta figura hace referencia a docentes y/o administrativos, los cuales ya poseen un contrato para desarrollar funciones específicas en la parte administrativa o académica de la institución y dentro de las cuales se les incluyen las horas requeridas para evaluar un proyecto. Es decir, que se le descargan horas de su actividad inicial y se adicionan las horas para ser evaluador.

2. Orden de Prestación de Servicios: el evaluador podrá ser vinculado a través de un contrato específico de prestación de servicios. Esta figura aplica principalmente para externos a la UDI y observa todos los requisitos, deberes y derechos establecidos por la ley para este tipo de vinculación.

Para ambos casos, la Dirección de Proyección Social será el ente encargado de informar a la Vicerrectoría Administrativa sobre el cumplimiento en la labora asignada a los evaluadores.

4. EL PROCESO DE EVALUACIÓN


Una vez cerrada la convocatoria para la presentación de propuestas para proyectos de Proyección Social, la Dirección de Proyección Social se reunirá con los miembros del REPSU, para estudiar y discutir cada una de las propuestas, así como la designación del respectivo evaluador de cada proyecto. Cada propuesta debe trabajar en uno o más de los enfoques diseñados por la UDI en los Campos de Acción de Proyección Social, los cuales son: academia, infancia, mujeres, adultos mayores, salud, discapacidad, exclusión social, desarrollo social, medio ambiente, empresarial y UDISTA. (Consultar el documento Proyecto Institucional de Proyección Social).

 

 

Campos de Acción de la Proyección Social en la UDI

Fuente: Dirección de Proyección Social UDI 2010.

Una vez definidos los proyectos aprobados, se informa a los proponentes sobre el evaluador o evaluadores y la fecha designada para iniciar las actividades del proyecto, así como las fechas de entrega de avances.

El proceso de evaluación consta de otros dos procesos implícitos, el primero de ellos, corresponde a la evaluación de informes preliminares y el segundo a la evaluación del informe final del proyecto.

La Evaluación de los Informes Preliminares

En la revisión de los informes preliminares se podrán emitir los siguientes conceptos:

§  Informe aprobado sin observaciones: indica que el informe ha cumplido los parámetros establecidos y la información en él contenida es verdadera y se puede continuar el desarrollo del proyecto.

 

§  Informe aprobado con observaciones menores: indica que el informe cumple con la totalidad de los requisitos pero posee aspectos de forma que deben ser modificados para mayor comprensión y transparencia del documento.

 

§  Informe aprobado con observaciones mayores: significa que el informe cumple con la mayoría de parámetros establecidos, pero hacen falta datos, gráficas y el mejoramiento o inclusión de algunos ítems. En este caso se debe anexar un informe complementario denominado Informe Corregido.

 

§  Informe reprobado: indica que el informe es deficiente y no cumple con la estructura básica que permita comprender el estado del proyecto, en este caso se anulará el Informe reprobado y aunque sirve de soporte de la labor del evaluador, no será tenido en cuenta. El proponente deberá hacer entrega de un nuevo informe en los cinco días hábiles siguiente a la fecha de recepción del concepto por parte del evaluador.

 

La Evaluación del Informe Final o Evaluación Final del Proyecto

Los proyectos serán evaluados y recibirán los mismos conceptos que una propuesta, los cuales son:

§  APROBADO: indica que el proyecto se hizo conforme a lo aprobado y se ejecutó correctamente.  

§  NO APROBADO: significa que el proyecto no cumplió los objetivos propuestos. En este caso los proponentes y ejecutores del proyecto, serán informados y recibirán un plazo para culminar las labores. En caso de que se incumpla nuevamente, los proponentes deberán reintegrar en su totalidad los recursos asignados para el desarrollo del proyecto.

§  REQUIERE MODIFICACIONES: indica que el proyecto tuvo falencias y debe ser modificado, para cumplir los objetivos propuestos.

 

El evaluador deberá constatar que las propuestas aprobadas cumplan con la estructura general para proyectos de proyección social de la UDI, la cual es:

a)      Título.

b)      Contextualización y antecedentes.

c)      Justificación.

d)      Objetivo General.

e)      Objetivos Específicos.

f)       Beneficiarios.

g)      Impacto.

h)      Cronograma.

i)        Participantes.

j)        Requerimientos técnicos y/o financieros.

 

Una vez, revisada la propuesta, el evaluador puede solicitar cambios o adecuaciones para que el proyecto sea posible. El evaluador deberá definir la fecha de entrega de los tres informes exigidos durante el desarrollo de un proyecto, e informar las mismas a la Dirección de Proyección Social. Por otra parte, el Evaluador, debe constatar personalmente la información que presenta en los informes el proponente, a través de visitas, reuniones con beneficiarios, entrevistas, y otras estrategias que considere pertinentes.

 

Para dar por terminado un proyecto, el responsable del mismo, deberá presentar a la Dirección de Proyección Social un informe final de este, que contenga las evidencias que soportan el proyecto ejecutado. El informe final deberá seguir la siguiente estructura:

 

  • Título del proyecto.
  • Copia de la propuesta aprobada por el REPSU, para dar inicio al proyecto.
  • Fecha de Inicio.
  • Fecha de Finalización.
  • Responsables.
  • Participantes.
  • Beneficiarios.
  • Recursos utilizados.
  • Ingreso generados (utilidad, si la hay).

 

Nota: Las evidencias hacen referencia a fotografías, videos, encuestas, afiches, publicidad, entre otros soportes que el responsable considere que reflejan el trabajo realizado.

 

Paralelamente, a la evaluación técnica del proyecto, se realizará la Evaluación Económica, la cual podrá ser realizada por el mismo evaluador de la parte técnica o por otro. En la evaluación económica se deberá realizar el comparativo de los recursos presupuestados con los ejecutados del proyecto y determinar si se cumplió correctamente. En caso de que se detecten inconsistencias, se informará a los proponentes y se dará un tiempo prudencial para hacer las correcciones respectivas para evaluar nuevamente la parte económica del proyecto.

 

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